GGD-inspectie gastouderbureau: de complete checklist

Elk gastouderbureau wordt ieder jaar door de GGD geinspecteerd. Anders dan bij een steekproef word je dus altijd getoetst. De inspecteur komt meestal onaangekondigd langs, al kan een deel van het bureauonderzoek soms op afspraak gebeuren.

De inspecteur beoordeelt niet elk jaar automatisch elk detail. Het toezicht is flexibel: de GGD kijkt gericht naar de punten die er dat jaar toe doen, naar signalen en naar eerdere tekortkomingen. Voldoen moet je natuurlijk altijd, ook aan de onderdelen die dit jaar niet worden uitgelicht.

Naast het bureau bezoekt de inspecteur een selectie van je gastouders op hun opvangadres. Daar kijkt de GGD naar de opvang in de praktijk, de veiligheid en of de registratie in het personenregister klopt.

Sinds 1 juli 2026 gelden er nieuwe kwaliteitseisen. 2026 is een overgangsjaar en het toezicht wordt gespreid uitgevoerd. De urennormen voor coaching en scholing worden voor het eerst over het volledige kalenderjaar 2027 beoordeeld.

De GGD begint bij je pedagogisch beleidsplan. Dat is een document op bureauniveau. Drie onderdelen zijn hard: je visie op verantwoorde kinderopvang met de vier pedagogische basisdoelen erin verwerkt (emotionele veiligheid, persoonlijke competentie, sociale competentie en het overdragen van waarden en normen), hoe de gastouders de ontwikkeling van kinderen volgen en begeleiden, en hoe je de coaching van je gastouders organiseert.

Elk opvangadres heeft daarnaast een pedagogisch werkplan. Dat is niet per gastouder maar per voorziening, en het beschrijft hoe het beleid daar in de praktijk vorm krijgt. Het werkplan is vormvrij: het mag een geschreven document zijn, maar ook een praatplaat, foto's of een video. Een vast format is niet verplicht, en een kindvolgsysteem hoeft ook niet.

In het werkplan komen zes onderwerpen terug: hoe de vier basisdoelen in de praktijk vorm krijgen, het aantal op te vangen kinderen met de leeftijdsopbouw, de werkwijze met het dagritme en het wennen, de activiteiten en het speelmateriaal, de speelruimte binnen en buiten, en hoe de gastouder de ontwikkeling van de kinderen volgt. Eigen kinderen tellen mee tot 8 jaar.

Bij een gastouderbezoek kijkt de inspecteur of wat er in het werkplan staat, ook echt terugkomt in de opvang. Beleid en praktijk moeten bij elkaar passen.

De zes interactievaardigheden uit het NCKO-onderzoek worden vaak genoemd als hulpmiddel, maar zijn geen wettelijke eis. Je hoeft er niet mee te werken om de inspectie te doorstaan.

Elke gastouder krijgt van jou minimaal 3 uur coaching per jaar. Die coaching wordt gegeven door een gekwalificeerde pedagogisch beleidsmedewerker. Leg de coaching schriftelijk vast: wat is besproken en welke afspraken zijn gemaakt. De GGD wil kunnen zien dat de uren echt zijn geleverd.

Daarnaast volgt elke gastouder minimaal 7 uur permanente educatie per jaar. Dat is vormvrij en e-learning telt mee. Bewaar de certificaten en deelnamebewijzen: dat is jouw bewijslast, niet die van de gastouder. Deze urennormen gaan per kalenderjaar, en het eerste volledige jaar waarover de GGD ze beoordeelt is 2027.

Onder personeel valt ook de screening via het Personenregister Kinderopvang. In de kinderopvang wordt iedereen die werkt of woont op een opvangadres continu gescreend. Jij bevestigt de koppeling met elke gastouder en houdt in de gaten dat alle betrokkenen zijn ingeschreven en gekoppeld met een geldige VOG.

Wie er in het register moeten staan: de gastouder zelf, alle huisgenoten van 18 jaar en ouder, en structureel aanwezige personen. Sinds 1 januari 2026 vallen ook stagiairs en vrijwilligers eronder, ook als zij minderjarig zijn.

Een ontbrekende koppeling of een verlopen VOG is een van de dingen waar de GGD als eerste op let, en het levert snel een tekortkoming op. Controleer de koppelingen daarom regelmatig, niet pas als de inspecteur langskomt.

Voor elk opvangadres is er een veiligheids- en gezondheidsbeleid met een actuele risico-inventarisatie. Je brengt de risico's op elk adres in kaart en houdt ze bij.

Je doet ten minste een bezoek per opvangadres per jaar, gekoppeld aan die jaarlijkse risico-inventarisatie. Let op: het gaat om ten minste een bezoek per jaar, niet om een vast aantal van twee.

Elke gastouder heeft een achterwacht: een volwassene die in een noodgeval binnen 15 minuten aanwezig kan zijn en telefonisch bereikbaar is. Dit geldt ook als er maar een kind wordt opgevangen. De achterwacht is een aparte eis en hoeft niet per se als tekst in het werkplan te staan.

Je werkt met de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, en je gastouders weten hoe ze die gebruiken. Bij de gastouderbezoeken let de inspecteur ook op de inrichting van de ruimte, zoals rookmelders, een veilige slaapplek en de speelvoorzieningen.

Voor de klachten heb je een schriftelijke klachtenregeling en ben je aangesloten bij de Geschillencommissie Kinderopvang. Ouders moeten weten waar ze met een klacht terechtkunnen.

Voor de inspraak van ouders is er in principe een oudercommissie. Lukt dat aantoonbaar niet en heb je minder dan 50 gastouders, dan mag je een alternatieve ouderraadpleging inrichten. Belangrijk is dat je kunt laten zien dat je echt geprobeerd hebt een oudercommissie te vormen.

Onder de kwaliteit en zorgplicht van je bureau valt je administratie: de overeenkomsten, het overzicht van gastouders en kinderen, de VOG's en koppelingen, en de registratie van coaching en scholing. De betalingen tussen ouder en gastouder lopen via je bureau, de zogenoemde kassiersfunctie.

Als bureau zie je erop toe dat je gastouders de eisen naleven. Je begeleidt ze, doet het jaarlijkse bezoek met de risico-inventarisatie en grijpt in als iets niet op orde is. Verder informeer je ouders actief, bijvoorbeeld over het pedagogisch beleid en het meest recente inspectierapport.

De meeste tekortkomingen zijn geen grote fouten, maar losse eindjes in de administratie. De klassiekers: een verlopen VOG of een gastouder die niet gekoppeld is, coaching die wel is gegeven maar niet schriftelijk is vastgelegd, een werkplan dat niet aansluit op wat er in de praktijk gebeurt, of een risico-inventarisatie die niet actueel is.

Andere terugkerende punten: geen geregelde achterwacht, ontbrekende deelnamebewijzen van scholing, en een oudercommissie die er niet is zonder dat je kunt aantonen dat je het echt geprobeerd hebt.

Een goede voorbereiding is vooral: zorg dat je papieren kloppen en snel vindbaar zijn. Loop voor de inspectie deze checklist langs. Beleidsplan en werkplannen actueel en aanwezig, en herkenbaar in de praktijk. Alle gastouders, huisgenoten van 18 jaar en ouder en structureel aanwezigen ingeschreven en gekoppeld met een geldige VOG.

Coaching (3 uur) en scholing (7 uur) per gastouder onderbouwd met vastlegging en bewijzen. Voor elk opvangadres een actuele risico-inventarisatie, gekoppeld aan je jaarlijkse bezoek, en een geregelde achterwacht. Klachtenregeling, aansluiting bij de Geschillencommissie en de ouderinspraak op orde.

Je hoeft niet perfect te zijn. Een tekortkoming leidt meestal eerst tot een herstelmogelijkheid, niet meteen tot een boete. Maar hoe beter je administratie op orde is, hoe korter en rustiger de inspectie verloopt.